Welke afspraken moet je maken met je locatie voor een congres

Wanneer je aan de slag gaat met het organiseren van een congres of evenement en je wilt deze bijeenkomst organiseren op een externe locatie dan kun je maar beter goede afspraken maken met je locatie. Een locatie weet namelijk niet vanzelfsprekend wat je wensen zijn. Wanneer je goede afspraken maakt met je locatie is de kans op succes van je evenement groter. Dit komt grotendeels doordat de neuzen van de locatie en jij als evenement organisator gelijk staan. Je weet hierdoor wat je aan elkaar hebt en je kunt dus goede en sluitende afspraken maken. Via deze blog geef ik jou twee tips bij het organiseren van een evenement of congres op een externe congreslocatie.

Maak afspraken over uitloop

Wanneer je een congres gaat organiseren en je wilt een ruimte boeken, zul je zien dat je deze ruimte vaak in dagdelen moet boeken van 4, 8 of 12 uur. Het is echter vaak lastig in te schatten hoe lang je congres daadwerkelijk gaat duren. Dit kan zorgen voor uitloop. Uitloop die je eigenlijk helemaal niet wilt hebben. Wanneer je toch uitloop hebt kan dit zorgen voor een pijnlijke rekening. Uitloopt betekent namelijk vaak extra kosten. Het is belangrijk om dit vooraf ter sprake te brengen bij je congrescentrum. Dit kan namelijk voor twee dingen zorgen: ten eerste kan dit je korting opleveren, omdat je het bespreekt op het moment dat het congrescentrum de aanvraag wil binnen halen en ten tweede zorgt het voor duidelijkheid en inzicht in kosten.

Denk aan catering

Dat er bij een congres of evenement catering nodig is, is natuurlijk vanzelfsprekend. Er is echter nog iets waar je rekening mee moet houden bij het organiseren van een congres en de catering die erbij hoort. Er zullen namelijk ook best mensen komen die een bepaalt geloof aanhangen of een dieet/allergie hebben waardoor ze niet zomaar alles mogen eten. Zorg dat je afspraken maakt met de locatie over de inhoud van de catering.

Veel plezier!

De belangrijkste tip is echter nog wel om een beetje plezier te maken. Het organiseren van een congres kan een stressvolle inspanning zijn, maar je kunt er ook best een beetje van genieten! Een congres of evenement organiseren is één van de beste dingen die je kunt doen voor je bedrijf dus zorg voor een knallend congres.