Opstellen van een vergaderagenda

Voordat een vergadering plaats kan vinden moet er een vergaderagenda worden opgesteld. Deze wordt enkele dagen voordat de vergadering plaats vind rondgestuurd naar degene die de vergadering bijwonen zodat zij op de hoogte zijn van wat er komen gaat.Op deze manier kan men zich ook alvast inlezen in bepaalde rapporten zodat ze inhoudelijk er over mee kunnen praten.

Indeling van de vergaderagenda

De indeling van de vergaderagenda is erg belangrijk. Deze moet iedere vergadering hetzelfde zijn, zodat het voor iedereen duidelijk is. Begin de vergadering met een duidelijk introductie. Je moet direct kunnen zien wanneer de vergadering precies plaats vind. Datum, plaats, tijd en de vergaderlocatie zijn dus erg belangrijk. Let er bij het boeken van de vergaderlocatie wel op dat deze de juiste faciliteiten biedt. Wanneer bijvoorbeeld een beamer nodig is moet deze wel voorhanden zijn. Na de bovenstaande informatie komen twee soorten agendapunten namelijk: vaste- en variabele agendapunten. Vaste agendapunten komen bij iedere vergadering terug, variabele hoeven niet bij iedere vergadering terug te komen en zullen ook vaak veranderen.

 

Je begint de vergadering met het eerste, vaste vergaderpunt: de opening. Hierbij heet de voorzitter van de vergadering iedereen formeel welkom en opent hij de vergadering. Na de opening vindt de vaststelling van de agenda plaats. Dit is het moment dat iedereen de mogelijkheid heeft om nog een punt toe te voegen aan de agenda. Het komt namelijk regelmatig voor dat er last-minute nog een belangrijke afspraak gemaakt moet worden. Zodra de agenda is vastgesteld worden de mededelingen gedeeld. Hierbij geeft de voorzitter aan of er mensen afwezig of verhindert zijn maar ook bepaalde procedures kunnen hierbij worden uitgelegd. Na de mededelingen worden de vorige notulen besproken. Alle belangrijke afspraken worden namelijk genotuleerd. Om er voor te zorgen dat alles goed genotuleerd is word het notulen verslag van de vorige vergadering samen doorlopen. Hoe dit doorlopen wordt verschilt per organisatie. De een controleert alleen de afspraken terwijl de ander ook alle spelfouten eruit wil filteren. Na de notulen van de vorige vergadering volgen de ingezonden stukken. Hierbij gaat het voornamelijk om e-mails en rapporten die voor iedereen belangrijk zijn. De ingezonden stukken worden vervolgens besproken zodat de juiste medewerker het op kan pakken. Nu komen we bij de inhoudelijke bespreekpunten aan. Normaliter staan er ongeveer vier punten op de agenda om de vergadering kort maar krachtig te houden. Dit zijn doorgaans de belangrijkste onderwerpen van de gehele vergadering. Hierna komt de rondvraag waarbij iedereen nog wat vragen kan stellen omtrent onduidelijkheden en extra informatie. Als laatste wordt de agenda formeel gesloten en wordt de volgende vergadering indien nodig al gepland. Ook wordt er afgesproken wanneer de notulen verstuurd worden naar iedereen.
Weet je niet hoe je een vergaderruimte moet inrichten? Lees dan ook eens dit artikel.